Hace unos días iniciamos una serie de artículos sobre el mundo de los congresos. Hasta ahora te hemos hablado de lo que es y lo que no es un congreso y también sobre aspectos clave previos a la organización. Hoy, pese a que es viernes y el cuerpo nos pide desconectar, toca hablar del presupuesto.?
Intentaremos hacerlo de la manera más amena posible, pero no te garantizamos que no pueda ser un poco ‘palo’.
El límite de gasto
A la hora de organizar un congreso pueden pasar dos cosas:
- Que contemos con un presupuesto cerrado. Pasa el 99,99% de las veces. Evidentemente, nuestro techo de gasto —que acostumbra a ser inferior al que vamos a necesitar— va a condicionar qué podemos hacer, dónde y contando con quién, etc. No obstante, si eres creativo/a, puedes conseguir un congreso increíble con un presupuesto ajustado (esto último no lo digas a tus jefes. Será tu ‘as en la manga’).
- Que contemos con un presupuesto abierto. ¡El sueño de cualquier ‘event planner’! Parece mentira, pero a veces sucede. Contar con un presupuesto abierto nos permitirá programar nuestro evento sin el condicionante económico que, muchas veces, nos impide incorporar elementos de singularidad a nuestro congreso.
El patrocinio
Una buena gestión del patrocinio puede ayudarte a incrementar los ingresos con los que vas a contar para tu congreso. Incluso, si lo haces muy bien, puedes obtener algún ingreso extra.
Como en todo, para lograr la colaboración de terceros, tenemos que seducirlos. Para ello debes preparar un buen ‘briefing’ donde quede claramente detallado:
- El objeto,
- el público objetivo (target) y la previsión de afluencia (indica también la procedencia),
- el programa,
- las fechas,
- el emplazamiento y la distribución de espacios,
- el alcance mediático previsto (medios especializados, etc.)
- si ya lo tienes, las propuestas de elementos de comunicación (papelería, internet y redes, inserciones en prensa, medios, etc.)
Conforme vayas teniendo confirmaciones de patrocinadores, añádelos a tu ‘briefing’ para hacer más atractiva la participación de otros posibles patronos.
En lo referente al tipo de patrocinio, puedes plantear diferentes posibilidades (y diferentes tarifas):
- Presencia física en el lugar del congreso
Puedes diseñar un espacio donde diferentes patrocinadores puedan darse a conocer e iniciar relaciones comerciales con potenciales clientes.
- Conferencias o presentaciones
Puedes ofrecer la posibilidad de que los patrocinadores den conferencias, hagan talleres o presenten sus productos.
- Anuncios
También puedes ofrecer la posibilidad de insertar anuncios en las publicaciones que se realicen de cara al congreso. Puedes establecer diferentes tarifas en función del tipo de anuncio (reportaje, entrevista, anuncio a doble página, a una página, …).
- Presencia en la documentación
Reserva este apartado a los sponsors principales. El compromiso será que la imagen de su compañía aparecerá en toda la documentación bajo el epígrafe ‘con el patrocinio de:’ o ‘con la colaboración de:
- No olvides el 2.0!
Recuerda que hoy en día el márquetin pasa principalmente en el mundo virtual. Cuando hagas ofertas de patrocinio no olvides mencionar la presencia en la web de tu evento, las redes sociales, los boletines electrónicos, etc.
Otras maneras de obtener ingresos
Si aún así necesitas más presupuesto, puedes plantear cobrar una tasa de inscripción a los asistentes. Se trata de una práctica habitual en los congresos profesionales. Te recomendamos que investigues los congresos de la competencia para ver cuál es la tendencia de precios en actividades similares del sector.
El presupuesto
Deberás elaborar un presupuesto realista de gastos e ingresos a la par que el proyecto de congreso. Te recomendamos que aparques (no que elimines) todo aquello que supere tu presupuesto de partida y que sea prescindible.
Si, a través del patrocinio (o convenciendo a tus jefes) consigues más capital disponible será el momento de recuperar alguna de las ‘ideas aparcadas’.
El balance
Una vez finalizado el congreso tocará ver cómo de bien hemos hecho tanto la previsión de gastos como la gestión de ingresos.
Por hoy lo dejamos aquí, esperamos no haberte puesto la cabeza como un bombo. Próximamente te hablamos de la elaboración del programa.
Y recuerda, si necesitas un cable, ¡cuenta con nosotras!