Hace unos días iniciábamos una serie de artículos sobre congresos. Una vez determinado qué es y qué no es un congreso, entremos en los aspectos clave que deberás tener en cuenta para que todo salga a las mil maravillas.
1. Elige una fecha adecuada
A la hora de fijar la fecha del evento te recomendamos que prestes especial atención a:
- Calendario de festivos (internacionales —si tu target viene del extranjero— nacionales y autonómicos)
- Acontecimientos sociales. No sería una buena idea organizar un congreso cuando sabemos que la mayoría de nuestro público diana puede encontrarse en unos Juegos Olímpicos en la otra punta del planeta, por ejemplo.
- Acontecimientos del sector. Echa un vistazo a los acontecimientos que organiza ‘la competencia’ para no solapar el tuyo. En primer lugar, por una cuestión de fairplay: si ya puedes verlo en el calendario, ‘ellos llegaron primero’. En segundo lugar porque es posible que parte de tu público elija el otro evento. Además, puede ser que te encuentres con que alguno/a de tus ponentes esté comprometido/a con ellos. Finalmente, se lo pondrás muy difícil a la prensa especializada para cubrir todos los actos.
- Acontecimientos de fuera del sector. Este punto es clave sobretodo si queremos tener repercusión en los medios generalistas. Si tienen que elegir entre tu congreso y los Grammy, adivina a quién elegirán.
Ten en cuenta que la fecha elegida será tu ‘dead line’. Haz una relación exhaustiva de lo que hará falta para que, llegado el día, todo funcione. Te recomendamos que hagas un calendario inverso partiendo del día de celebración.
2. Concreta
Piensa que organizas una actividad que debe ser potencialmente enriquecedora para tus asistentes. Debes hacer un ejercicio de concreción y especialización en la elaboración del programa. Para conseguirlo, alíate con los efectivos más brillantes de la organización anfitriona (si eres ‘in company’ lo tendrás más fácil. Si eres ‘freelance’, necesitarás el asesoramiento de tu cliente).
3. Innova
¡Deja volar tu creatividad!, ¡Diferénciate del resto!, ¡Arriesga! En definitiva, ofrece a tus asistentes una experiencia diferente. Para ello puedes innovar en diferentes ámbitos:
- Busca un espacio singular. No es obligatorio que sea un palacio de congresos. Puedes explorar otras localizaciones. La geografía esta llena de edificios fantásticos que están a tu disposición. Echa un vistazo a la oferta que tienen los compañeros de Venue Palace en su web. También puedes optar por un espacio tradicional y hacer un proyecto de interiorismo que les cambie el aspecto (¡ojo con el calendario y el presupuesto!)
- Sé creativo/a desde el primer momento. Puedes diferenciarte en la papelería, la comunicación, el proceso de inscripción, la acreditación y, por supuesto, en la oferta de actividades.
Como ves, esta parte del MICE no sería la tarea más fácil a la que te vas a enfrentar. Por hoy lo dejamos aquí. Próximamente te hablamos de los aspectos económicos (ya, es un palo, ¡pero toca!).
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