Striker in Ibiza

Con este post ponemos fin a la serie en que te hemos ido contando diversos aspectos a tener en cuenta sobre el mundo de los congresos. Hasta ahora te hemos hablado sobre qué es y qué no es un congreso, sus aspectos básicos y el presupuesto. Hoy lo hacemos sobre el programa.

El programa de un congreso puede ser el valor definitivo para obtener una buena acogida entre nuestro público objetivo. Por eso, para elaborarlo debes tener en cuenta que…

¡Necesitas 3 programas!

A la hora de definir el programa, deberás segmentarlo en tres ámbitos:

Programa de valor técnico/formativo

Aquí es donde más vas a tener que apoyarte en el knowhow del organizador. Seminarios, talleres, mesas redondas, grupos de trabajo. Intenta que las actividades cuenten con la presencia de personas relevantes del sector.

Programa de actividades de entretenimiento

Exprime al máximo las posibilidades del lugar de celebración. Organiza actividades culturales, turísticas y ¡no olvides la gastronomía!

Programa para acompañantes

Muchos congresistas acuden a este tipo de eventos acompañados de sus parejas. En la mayoría de los casos, se trata de personas ajenas al sector que van a pasar los días que dure el congreso alojadas en la ciudad anfitriona. Prepara un programa de entretenimiento centrado en las horas en qué se celebren las actividades para los congresistas. Deberás tener en cuenta:

La procedencia

No solo por si necesitas guías en diferentes idiomas. Piensa también en los perfiles culturales. ¡Una actividad organizada con la mejor intención puede ser una bofetada para según qué colectivos!

El perfil socioeconómico

Ten en cuenta el perfil socioeconómico del público que va a asistir al congreso. ¿Te imaginas una visita a tiendas de lujo organizada para los acompañantes de un congreso sobre la pobreza en el mundo?

El alojamiento

Deberás negociar con establecimientos hoteleros de diferentes categorías el alojamiento de los asistentes. Es importante que dispongas de las tarifas, tipos de habitaciones i servicios incluidos en el momento de iniciar las inscripciones. Si tienes posibilidad, gestiona la reserva del alojamiento en el momento de la inscripción al congreso.

Acogida y transfers

Si recoges los datos del desplazamiento de los asistentes (números de vuelo, tren, etc.) podrás organizar la acogida y los transfers a los diferentes alojamientos.

Por otro lado, debes organizar transfers del alojamiento al lugar de celebración del congreso y también a las citas de entretenimiento.

¡Y hasta aquí nuestros consejos! Si hay algo que quieras que te ampliemos o quieres aportar tu experiencia. ¡Déjanos un comentario!

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos requeridos están marcados *

limpiar formularioPost comment