Si vous nous connaissez, vous saurez que nous sommes très disposés à faire des choses différentes. Nous aimons donner une touche de surprise à tout ce que nous faisons. C’est pourquoi nous aimons appliquer le meeting design aux événements et aux réunions. Mais que ce qu’est exactement le meeting design?

Pour l’expliquer, passons en revue l’historique de cette tendence.

L’architecte des réunions

En Avril 2008, l’entrepreneur belge Maarten Vanneste — fondateur et président de Meeting Design Institute— publie le livre Meeting Architecture. A manifesto. Dans ce livre, que nous vous recommandons fortement de lire (si vous ne l’avez pas déjà fait), Vanneste propose la création des études en forme de master de ce qu’il baptise comme Meeting Architecture. Il établit la figure du Meeting architect qui définit comme ce professionnel qui travaille pour le promoteur d’un événement.

Son travail se déroule en quatre phases (I-D-E-A):

  • Identifier les objectives,
  • Définir l’événement sur cette base,
  • Exécuter l’événement conformément au plan, et
  • Analysez le résultat en le comparant aux objectifs initiaux.

Jusqu’ici, nous pourrions dire que, pour certains, ces quatre phases sont claires. Alors, quelle est la nouveauté du meeting design?

Processus, outils et science

La nouveauté d’organisations des réunions et des événements réside davantage dans le “comment” que le “quoi”. Vanneste insiste beaucoup sur la façon dont nous planifions et organisons un événement. Sa proposition est d’échapper aux événements classiques et de rompre avec les coutumes afin d’améliorer l’expérience de nos événements et, par conséquent, leur efficacité.

Le Meeting Design Institute établit trois piliers fondamentaux dans l’organisation de l’événement:

A. Le processus

Inutile de dire que les objectifs de l’événement devraient être au centre de notre conception. Ceux-ci seront marqués par votre promoteur. Maintenant, à côté des objectifs, nous devons placer les destinataires.

Pour connaître les objectifs, nous devrons organiser des réunions avec le promoteur afin de recueillir le maximum d’informations sur la société, la raison de l’événement et ses objectifs, …

En ce qui concerne les destinataires, il est très utile d’interviewer certains d’entre eux pour connaître leur profil, leurs motivations, etc.

Une fois que nous avons ces informations, nous pouvons commencer à tracer les pistes essentielles de notre plan de travail

B. La boîte à outils

Pour la conception des actions, Vanneste propose d’utiliser la “boîte à outils pour la conception de réunions”. Dans cette «boîte», nous aurons différents outils qu’il regroupe de manière conceptuelle, humaine, artistique, technique et technologique.

C. Science

Nous devrions avoir tous ces éléments cruciaux qui nous permettent d’améliorer et d’innover. Médias sociaux, capture de contenu, production, etc.

Nous aimerions nous concentrer sur les outils. C’est là que notre innovation est la plus visible en tant qu ’« architecte des réunions ». Le meeting design nous invite à abandonner les événements et les réunions classiques, écran, powerpoint et auditorium pour exploiter des formats et des scénarios nous permettant d’atteindre les objectifs de l’événement.Par exemple, saviez-vous que le fait de placer des chaises en cercle vous aidera à améliorer la participation? Il existe différentes techniques qui font référence à la manière dont nous plaçons nos invités: Open space technology, Campfire, World café, etc. Selon l’objectif, nous choisirons l’un ou l’autre disposition.

D’un autre côté, notre scénario ne doit pas nécessairement être une salle. Nous pouvons organiser la réunion assis sur le sable dans une plage ou au milieu d’un green.

Analyser les résultats

Ce qui n’est pas défini ne peut pas être mesuré. Ce qui n’est pas mesuré ne peut être amélioré. Ce qui n’est pas amélioré se dégrade toujours

William Thomson Kelvin

L’analyse est aussi importante que les phases précédentes, surtout si nous voulons rendre des comptes à notre client. Pour cela, il est important que vous disposiez de moyens planifiés pour rassembler des informations (sondages, nombre de participants, niveau de participation, …) que vous pouvez comparer aux objectifs établis.

Dans les prochaines publications, nous développerons un peu plus cette méthodologie et ses outils. Si vous souhaitez avoir plus d’informations, vous souhaitiez proposer un sujet pour de futures publications, ou bien, vous souhaitiez nous faire part de votre expérience, nous vous invitons à nous laisser un commentaire.

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