Wenn Sie uns kennen, werden Sie wissen, dass wir sehr gerne andere Dinge tun. Wir möchten alles, was wir tun, mit einer Überraschung überraschen. Deshalb wenden wir das Meeting Design gerne auf Events und Meetings an. Aber was genau ist das Meeting Design?
Um es zu erklären, lassen Sie uns ein wenig auf die Geschichte dieser Strömung eingehen.
Der Architekt der Begegnung
Im April 2008 veröffentlicht der belgische Unternehmer Maarten Vanneste — Gründer und Präsident des Meeting Design Institute— das Buch Meeting Architecture. A manifesto. In diesem Buch, das wir Ihnen dringend empfehlen, zu lesen (sofern Sie dies noch nicht getan haben), schlägt Vanneste vor, einige Master-Studien zu erstellen, die er als Meeting Architecture tauft. Es legt die Figur des Meeting-Architekten fest, der als derjenige definiert wird der für den Veranstalter einer Veranstaltung arbeitet.Seine Arbeit wird in vier Phasen durchgeführt (U-G-F-A):
- Untersuche die Ziele,
- Gestalten Sie die Veranstaltung auf dieser Grundlage.
- Führen Sie die Veranstaltung nach Plan und aus
- Analysieren Sie das Ergebnis, indem Sie es mit den ursprünglichen Zielen vergleichen.
Bisher konnten wir das sagen, wer sonst wen weniger, diese vier Phasen sind klar. Was ist also die Neuheit des Besprechungsdesigns?
Prozess, Werkzeuge und Wissenschaft
Die Neuheit dieser Art, Meetings und Veranstaltungen zu organisieren, liegt mehr im „Wie“ als im „Was“. Vanneste legt großen Wert auf die Art und Weise, wie wir eine Veranstaltung planen und organisieren. Sein Vorschlag ist es, vor den klassischen Ereignissen zu fliehen und mit den Nutzungen und Gebräuchen zu brechen, um die Erfahrung unserer Veranstaltungen und somit deren Wirksamkeit zu verbessern.
Das Meeting Design Institute setzt drei Grundpfeiler bei der Organisation der Veranstaltung:
A. Der Prozess
Es ist unnötig zu erwähnen, dass die Ziele der Veranstaltung im Mittelpunkt unseres Designs stehen sollten. Diese werden von Ihrem Veranstalter markiert. Neben den Zielen müssen wir nun die Empfänger platzieren.
Um die Ziele zu kennen, müssen wir uns mit dem Veranstalter treffen, um möglichst viele Informationen über das Unternehmen, den Grund der Veranstaltung und ihre Ziele zu sammeln.
Im Hinblick auf die Empfänger ist es sehr nützlich, einige von ihnen zu befragen, um deren Profile, Motivationen usw. zu kennen.
Sobald wir diese Informationen haben, können wir damit beginnen, die Richtlinien für unseren Arbeitsplan aufzustellen.
B. Die Toolbox
Für die Gestaltung der Maßnahmen schlägt Vanneste vor, die “Toolbox für die Gestaltung von Besprechungen” zu verwenden. In dieser “Box” werden wir verschiedene Werkzeuge haben, die er in konzeptioneller, menschlicher, künstlerischer, technischer und technologischer Hinsicht zusammenfasst.
C. Wissenschaft
Wir müssen über die entscheidenden Elemente verfügen, die es uns ermöglichen, uns zu verbessern und zu erneuern. Social Media, Erfassung von Inhalten, Produktion usw.
Wir möchten uns auf die Werkzeuge konzentrieren. Hier ist unsere Innovation am deutlichsten als “Meeting Architects” zu erkennen. Das Design der Besprechung lädt uns ein, die klassischen Veranstaltungen und Pult-, Bildschirm-, Powerpoint- und Auditoriumssitzungen aufzugeben, um Formate und Szenarien zu nutzen, die uns dabei helfen, die Ziele der Veranstaltung zu erreichen. Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie durch die Verwendung von Stühlen im Kreis die Teilnahme verbessern können? Es gibt verschiedene Techniken, die sich darauf beziehen, wie wir unsere Gäste platzieren: Open Space-Technologie, Lagerfeuer, Weltkaffee usw. Je nach Zielsetzung wählen wir die eine oder andere Bestimmung aus.
Auf der anderen Seite muss unser Szenario nicht unbedingt ein Raum sein. Wir können das Treffen im Sand am Strand oder inmitten eines Grüns organisieren.
Analysieren Sie die Ergebnisse
“Was nicht definiert ist, kann nicht gemessen werden. Was nicht gemessen wird, kann nicht verbessert werden. Was nicht verbessert wird, nimmt immer ab.”
William Thomson Kelvin
Die Analyse ist genauso wichtig wie die vorherigen Phasen, insbesondere wenn wir gegenüber unserem Kunden Rechenschaft ablegen wollen. Dazu ist es wichtig, dass Sie Möglichkeiten zur Erfassung von Informationen (Umfragen, Teilnehmerzahl, Beteiligungsgrad, …) geplant haben, die Sie mit den festgelegten Zielen vergleichen können.
In zukünftigen Publikationen werden wir diese Methodik und ihre Werkzeuge noch etwas weiterentwickeln. Wenn Sie möchten, dass wir einige Informationen erweitern, ein Thema für zukünftige Beiträge vorschlagen oder uns Ihre Erfahrungen mitteilen möchten, bitten wir Sie, uns einen Kommentar zu hinterlassen.