Si nos conoces, sabrás que somos muy dadas a hacer las cosas diferentes. Nos gusta dar un toque de sorpresa a todo aquello que hacemos. Por eso nos encanta aplicar el meeting design a los eventos y las reuniones. Pero ¿qué es exactamente el meeting design?

Para explicarlo, repasemos un poco la historia de esta corriente.

El arquitecto de reuniones

En abril de 2008, el emprendedor belga Maarten Vanneste — fundador y presidente del Meeting Design Institute— publica el libro Meeting Architecture. A manifesto. En este libro, que te recomendamos encarecidamente leas (si no lo has hecho ya), Vanneste propone la creación de unos estudios en forma de máster de lo que él bautiza como Meeting Architecture. Establece y define la figura del Meeting architect como aquel profesional que trabaja para el promotor de un evento. Su trabajo se realiza en cuatro fases (I-D-E-A):

  • Identificar los objetivos,
  • Diseñar el evento en base a los mismos,
  • Ejecutar el evento de acuerdo con lo planificado y
  • Analizar el resultado comparándolo con los objetivos iniciales.

Hasta aquí podríamos decir que, quien más, quien menos, tiene claras estas cuatro fases. Entonces, ¿cuál es la novedad del meeting design?

Proceso, herramientas y ciencia

Lo novedoso de esta manera de organizar reuniones y eventos radica más en el ‘cómo’ que en el ‘qué’. Vanneste hace especial hincapié en la manera en que planificamos y organizamos un evento. Su propuesta consiste en huir de los eventos clásicos y romper con los usos y costumbres para mejorar la experiencia de nuestros eventos y, en consecuencia, su efectividad.

El Meeting Design Institute establece tres pilares básicos en la organización del evento:

A. El proceso

Huelga decir que en el centro de nuestro diseño deben estar los objetivos del evento. Éstos vendrán marcados por su promotor. Ahora bien, junto a los objetivos, debemos situar a los destinatarios.

Para conocer los objetivos deberemos mantener reuniones con el promotor donde recabaremos la máxima información sobre la compañía, el motivo del evento y los objetivos del mismo, …

En lo referente a los destinatarios, resulta de gran utilidad poder entrevistar a algunos de ellos para conocer sus perfiles, motivaciones, etc.

Una vez dispongamos de esta información, podemos comenzar a trazar las líneas maestras de nuestro plan de trabajo.

B. La caja de herramientas

Para el diseño de las acciones, Vanneste propone utilizar la ‘caja de herramientas para el diseño de reuniones’. En esta ‘caja’ dispondremos de diferentes herramientas que él agrupa en conceptuales, humanas, artísticas, técnicas y tecnológicas.

C. Ciencia

Deberemos contar con aquellos elementos cruciales que nos permitan mejorar e innovar. Social media, captura de contenidos, producción, etc.

Nos gustaría centrarnos en las herramientas. Es aquí donde más visible va a ser nuestra innovación como ‘arquitectos de reuniones’. El meeting design nos invita a abandonar los clásicos eventos y reuniones de atril, pantalla, powerpoint y auditorio para explotar formatos y escenarios que nos ayudaran a alcanzar los objetivos del evento. Por ejemplo, ¿sabías que poner las sillas en círculo te ayudará a mejorar la participación? Existen diferentes técnicas que hacen referencia a cómo colocamos a nuestros invitados: Open space technology, Campfire, World café, etc. En función del objetivo perseguido, elegiremos una u otra disposición.

Por otro lado, nuestro escenario no tiene por qué ser siempre una sala. Podemos organizar la reunión sentados en la arena de la playa o en medio de un green.

Analiza los resultados

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre

William Thomson Kelvin

El análisis resulta tan importante como las fases anteriores, sobre todo si queremos poder rendir cuentas con nuestro cliente. Para ello es importante que hayas previsto maneras de recabar información (encuestas, número de asistentes, nivel de participación, …) que puedas comparar con los objetivos establecidos.

En próximas publicaciones desarrollaremos un poco más esta metodología y sus herramientas. Si deseas que te ampliemos alguna información, quieres proponernos algún tema para futuros posts, o bien, quieres contarnos tu experiencia, te invitamos a dejarnos un comentario.